Инвентаризация

Инвентаризация товарно-материальных ценностей представляет собой наиболее трудоемкий процесс. Это связано, прежде всего, с большими объемами и разнообразной номенклатурой материальных ценностей, а также недостатками в обеспечении контроля их сохранности.

В торговых фирмах происходит постоянное движение товаров. Чтобы проверить их сохранность, а также сверить фактическое наличие запасов с данными бухгалтерского учета, необходимо провести инвентаризацию. Дело это хлопотное и трудоемкое. Но от того, насколько достоверными будут результаты этого мероприятия, зависит в конечном итоге стабильность работы торговой компании.

В процессе проведения инвентаризации товаров необходимо руководствоваться, помимо общих нормативных документов по организации учета и инвентаризации, также и специальными нормативными документами, отражающими особенности сферы торговли, в частности:

Постановлением Совета Министров СССР от 10 февраля 1948 года №248 "О взыскании ущерба, причиненного лицами, виновными в хищении и недостаче продовольственных и промышленных товаров";

Положением о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации, утвержденным Указом Президиума Верховного Совета СССР от 13 июля 1976 года №4204-IX;

Приказом Минторга СССР от 28 июня 1983 года №140 "Указания о порядке работы в системе Министерства торговли СССР по возмещению ущерба от хищений, растрат, недостач и потерь товарно-материальных ценностей, ответственности руководителей и должностных лиц предприятий и организаций государственной торговли за состояние этой работы и координацию ее правоохранительными органами";

Инструкцией Минфина СССР от 14 января 1967 года №17 "О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности";

Методическими рекомендациями по учету и оформлению операции приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденными Письмом Роскомторга от 10 июля 1996 года №1-794/32-5;

Приказом Минторга СССР от 2 апреля 1987 года №88 "Об утверждении норм естественной убыли продовольственных товаров в торговле и инструкций по их применению" и другими.

Перед началом инвентаризации денежных средств кассир передает председателю комиссии последние приходные и расходные ордера, которые на момент инвентаризации не включены в отчет кассира. Перед началом инвентаризации товарно-материальных ценностей материально-ответственное лицо передает председателю комиссии последние документы о движении товарно-материальных ценностей (не включенные в товарные и материальные отчеты), а также товарные и материальные отчеты, которые на момент инвентаризации не переданы в бухгалтерию. Председатель инвентаризационной комиссии визирует полученные приходные и расходные документы (в том числе приложенные к товарным и материальным отчетам, не переданным в бухгалтерию). На каждом документе председатель записывает: «до инвентаризации на (дата инвентаризации)» и ставит свою подпись. По этим документам бухгалтерия определяет остатки денежных средств и материальных ценностей на начало инвентаризации. Затем материально-ответственные лица дают расписки в том, что:

1. к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии;
2. все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы;
3. все выбывшие ценности списаны в расход.
4. 
   

Виды инвентаризации

Помимо обязательной инвентаризации, различают такие виды инвентаризаций как:

– плановая инвентаризация. Она проводится в заранее установленные сроки, утверждаемые руководителем торговой компании. Кстати, к плановым инвентаризациям относится и инвентаризация, проводимая организацией перед составлением годового отчета;

– внеплановая инвентаризация. Она проводится внезапно, вне графика. Как правило, она используется для дополнительного контроля над сохранностью отдельных видов имущества торговой фирмы.

Порядок проведения инвентаризации

Для проведения инвентаризации в торговой фирме создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в состав которой включаются представители администрации, бухгалтерии, другие специалисты, в том числе представители службы внутреннего аудита или независимые аудиторы.

Если фирма крупная и объем работ достаточно большой, то для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии.

Персональный состав постоянно действующей и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель.

Если же объем работ невелик, то проведение инвентаризации может возлагаться на ревизионную комиссию торговой организации (если в компании таковая имеется).

Перед проведением инвентаризации товаров руководитель организации издает приказ о ее проведении (форма N ИНВ-22), в котором указывается состав инвентаризационной комиссии, сроки проведения инвентаризации, причина, по которой она проводится, а также в какие сроки результаты инвентаризации должны быть сданы в бухгалтерскую службу.

Перед началом инвентаризации рабочая инвентаризационная комиссия обязана:

1. опломбировать (опечатать) подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные и дополнительные входы и выходы;
2. проверить оснащенность магазина охранными системами, системами видеонаблюдения, убедиться в исправности их работы (при продаже товаров методом самообслуживания и с открытой выкладкой);
3. убедиться в исправности работы антенных контуров (устройств на выходе из секций самообслуживания, сигнализирующих о том, что покупатель выносит неоплаченный товар); а также в наличии самоклеящихся этикеток и бирок с резонаторами на товарах (при продаже товаров методом самообслуживания и с открытой выкладкой);
4. снять остатки наличия денежных средств в кассе, установить выручку текущего дня;
5. получить последние кассовые и товарные отчеты с выведенными в них на момент инвентаризации остатками ценностей;
6. проверить правильность всех весоизмерительных приборов;
7. получить у материально-ответственных лиц расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы включены в отчет и сданы в бухгалтерию.

Комиссия начинает инвентаризацию с подсобных помещений магазина. В это время в торговом зале члены бригады материально-ответственных лиц подбирают и группируют товары по наименованиям, сортам, артикулам, размерам и ценам в порядке, удобном для пересчета, перемеривания. Подготовка товаров к пересчету и перевешиванию производится в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Все товары должны быть сгруппированы, рассортированы и уложены в определенном порядке, удобном для подсчета их количества. Товары, хранящиеся в штабелях, следует располагать так, чтобы к ним был доступ для проверки содержимого в каждом затаренном месте. Нераспакованные товары, находящиеся в таре, распаковывают и проверяют как по количеству, так и по качеству. Запрещается ограничиваться подсчетом количества мест (коробок, мешков, бочек, ящиков и так далее.) без тщательной проверки их содержимого. Затаренный товар не подлежит распаковке и проверяется на выборку в случаях, когда распаковка товаров, находящихся в неповрежденной таре поставщика, может вызвать понижение его качества. В этом случае количество и качество нераспакованных товаров определяют по трафарету (по массе брутто) на таре с выборочной проверкой ряда товарных мест.

Фактическое наличие имущества проверяют:

1. путем взвешивания, подсчета, обмера;
2. по навалочным материалам — на основании обмеров и технических расчетов;
3. по материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, — на основании документов при обязательной проверке в натуре части этих ценностей (на выборку);
4. при инвентаризации большого количества весового товара ведомости отвесов ведут отдельно член инвентаризационной комиссии и материально-ответственное лицо, а в конце рабочего дня (или по окончании перевеса) данные ведомостей сличают и выверенный итог заносят в инвентаризационную опись.

В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные ведомостей отвесов сличаются и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.

Товары заносятся в опись N ИНВ-3 по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.). Количество товаров указывают в описи в единицах измерения, принятых в учете.

Инвентаризационную опись можно заполнять как от руки, так и с использованием средств вычислительной и другой организационной техники. Заполнение описи вручную производится либо чернилами, либо шариковой ручкой, причем четко и ясно, помарки и подчистки в описи не допускаются.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров товаров и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти товары показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутым текстом правильных данных. Исправления заверяются подписями всех членов комиссии и материально ответственного лица.

При заполнении инвентаризационных описей и актов следует соблюдать определенные правила:

1. описи заполняются ручным способом или с использованием средств вычислительной и другой организационной техники;
2. при ручном способе описи заполняют чернилами или шариковой ручкой;
3. не допускаются помарки и подчистки в инвентаризационных описях и актах. Такие описи (акты) придется переписать заново;
4. наименования инвентаризуемых ценностей и объектов и их количество указывают по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете;
5. на каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей, записанных на данной странице;
6. на каждой странице описи указывают общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, независимо от того, в каких единицах измерения эти ценности показаны;
7. исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей. Над зачеркнутыми записями делают правильную запись. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами комиссии и материально-ответственными лицами;
8. нельзя оставлять в описях незаполненные и пропущенные строки. Незаполненные строки на последней странице прочеркиваются;
9. на последней странице описи делают запись о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку;
10. описи подписывают все члены комиссии и материально-ответственные лица;
11. в конце описи материально-ответственные лица дают расписку в том, что:  
    • инвентаризация проведена в их присутствии;
    • у материально-ответственного лица нет претензий к членам комиссии;
    • материально-ответственное лицо принимает на ответственное хранение имущество, перечисленное в описи;
12. при смене материально-ответственных лиц:
    • лицо, принявшее имущество, расписывается в описи в получении этого имущества;
    • лицо, сдавшее имущество, расписывается в описи в сдаче имущества;
13. если после проведения инвентаризации материально-ответственное лицо обнаруживает ошибку в описях, то оно должно немедленно до открытия склада (кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю комиссии. В таких случаях производится проверка указанных фактов и делаются исправления в описях.

УЧЕТ ПЕРЕСОРТИЦЫ ТОВАРОВ

Довольно часто в организациях, имеющих широкий ассортимент товаров, встречается ситуация, когда в результате инвентаризации выявляется так называемая пересортица товаров.

Пересортица - это появление излишков одного сорта и недостачи другого сорта товаров одного и того же наименования. Причинами возникновения пересортицы могут быть:

• отсутствие порядка приемки и хранения товаров на складе, а также порядка документооборота;
• недостаточный внутренний контроль движения товаров;
• халатное отношение материально ответственных лиц к своим обязанностям и тому подобное.

Согласно пункту 5.3. Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 года №49 "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств", может быть допущен взаимный зачет излишков и недостач, образовавшихся в результате пересортицы.

Однако такой зачет может быть возможен только при соблюдении следующих условий:

• выявленные излишки и недостача, образовались за один и тот же проверяемый период;
• излишки и недостача выявлены у одного и того же материально ответственного лица;
• в отношении товаров одного и того же наименования и равного количества.

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете

Результаты проведенной инвентаризации товаров отражаются в бухгалтерском учете и отчетности того месяца, в котором инвентаризация была закончена. Выявленные по результатам инвентаризации отклонения товаров отражаются в учете торговой фирмы в соответствии с действующими нормами бухгалтерского законодательства.

Напомним, что п. 3 ст. 12 Закона N 129-ФЗ предусмотрен следующий порядок отражения инвентаризационных разниц:

– излишек имущества приходуется и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации – на увеличение финансирования (фондов);

– недостача и порча имущества в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм – на счет виновных лиц.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи и порчи имущества списываются на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации – на уменьшение финансирования (фондов).

Аналогичный порядок предусмотрен и п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.

При автоматизированной системе складского учета, проведение инвентаризации становится не таким уж сложным процессом, каким он кажется.

Основные этапы при инвентаризации

1. Проведение первичного учета и подготовки меток (штрих-кодов)

Каждый объект, подлежащий учету, оснащается специальной меткой (штрих-кодом), на которую заносятся сведения об объекте маркировки (наименование, инвентарный номер, уникальный идентификатор и т.д.). В дальнейшем именно по информации на метке будет происходить идентификация объекта.

Первичный учет предполагает выполнение следующих работ:

- импорт исходных данных об объектах из внешней учетной системы заказчика;
- определение списка объектов, подлежащих инвентаризации;
- подготовка меток — в зависимости от размера объекта и материала, из которого он изготовлен, определяется тип метки, которая должна быть для него подготовлена;
- подготовка бумажных меток производится с помощью принтера и включает в себя одновременное программирование метки и печать на ее внешней стороне штрихкода, графической и текстовой информации;
- на внешнюю поверхность корпусных меток и меток на основе диэлектрика текстовые и графические данные печатаются на самоклеящейся бумажной этикетке (стикере), которая затем наклеивается на метку. Программирование электронного идентификатора в память таких меток осуществляется с помощью станции программирования меток, подключенной к ПК;
- формирование отчета об объектах, для которых подготовлены метки;
- первичная маркировка — размещение меток на объектах учета;
- доподготовка меток для объектов учета (при необходимости).

2. Проведение инвентаризации объектов учета

Проведение инвентаризации осуществляется с помощью мобильного терминала сбора данных (ТСД).

Сначала производится идентификация объектов с использованием ТСД. Возможны три режима идентификации:

- считывание уникального идентификатора метки с помощью RFID-сканера;
- сканирование 2D-кода с метки на объекте;
- ручной ввод уникального номера (идентификатора) метки (объекта).

В процессе проведения инвентаризации объекту учета (ОУ) присваиваются следующие инвентаризационные статусы: объект не идентифицирован, объект идентифицирован с расхождениями, объект идентифицирован без расхождений.

После считывания метки с ОУ на экране ТСД отображается карточка объекта, в которую при необходимости могут быть внесены изменения. При помощи ТСД пользователь может также зафиксировать данные об обнаруженных при проведении инвентаризации излишках, завести новые объекты и излишки.

3. Обработка результатов инвентаризации

После окончания инвентаризации фактические данные по наличию, состоянию и местоположению ОУ загружаются из ТСД в БД программы (1С, Microinvest или др.).

По итогам проведенной инвентаризации в программе формируется отчет по сверке (в нем отражены учетные и фактические данные об объектах), итоговые инвентаризационные отчеты (по излишкам, недостачам, инвентаризированным объектам), производится обновление фактических данных по объектам учета.

Последующая эксплуатация системы инвентаризации

После поступления по накладной нового объекта, заведения его в учетной системе заказчика, присвоения ему инвентарного номера выполняются следующие работы, аналогичные описанным выше:

- импорт данных о новых объектах из бухгалтерской системы;
- подготовка меток для объектов, поставленных на учет;
- программирование и печать меток;
- оклейка объектов учета метками;
- идентификация объектов с помощью мобильного считывателя;
- обработка результатов инвентаризации.

Контроль вноса/выноса

Для получения информации о выносимых/вносимых объектах на выходах из зданий устанавливаются специальные противокражные (контрольные) ворота. При попадании объекта, оснащенного меткой, в радиус действия ворот срабатывает световой и звуковой сигнал, оповещающий охрану КПП о попытке выноса и необходимости проверки наличия разрешения на это действие.

Структура системы автоматизации складского учета  :

1. Анализ предприятия
2. Подбор необходимого оборудования
3. Разработка программного обеспечения
4. Изготовление штрих-кодов
5. Внедрение системы
6. Обучение основам ведения учета

Система автоматизации предназначена для автоматизации процесса учета и инвентаризации имущества   с применением технологии радиочастотной идентификации (RFID) и двумерного штрихового кодирования.

Составляющие системы:

1. Терминал сбора данных

2. Штрих-код

3. Программное обеспечение для ведения складского учета

1. Терминал сбора данных (ТСД) - это устройство, состоящее из нескольких блоков; конструктивно они делятся на две группы. ТСД первой группы образуют сканер штрихового кода, память (для считанных кодов и базы товаров), блок управления, клавиатура и текстовый 4 .. 8-строчный дисплей. Такие приборы неприхотливы в работе, надежны, энергоэкономичны. Работают под управлением микропрограммы, зашитой в память. К другой группе терминалов относятся КПК со встроенным сканером штрих-кода. КПК работают под управлением операционных систем. Чаще всего, ввод данных в КПК осуществляется с помощью экранной клавиатуры. Алгоритм работы таких терминалов сбора данных полностью определятся запускаемой программой (как правило, платной). В основном, терминалы на основе КПК целесообразнее использовать для выполнения более сложных задач. Например, для автоматизации работы менеджера в торговом зале, в отделе магазина с единой центральной кассой или для автоматизации выездной торговли или доставки.

Порядок работы с терминалами сбора данных при оформлении поступления, отгрузки, инвентаризации товаров:

- загрузка базы товаров (штрих-код, наименование, цена) из программы товарного учета;
- сканирование товара с вводом количества с паллет, стеллажей;
- загрузка введенных данных в документ программы: «Приходная накладная», «Расходная накладная», «Перемещение», «Инвентаризация».

2.  Штрих-код

Товарные штриховые коды (обычно EAN13) - используются для идентификации производителей товара, партий и вида товара. Требуется разрешение на получение и использование.

Технологические штриховые коды - используются для нанесения информации для автоматизированного сбора информации о перемещении объектов (часто используется внутри предприятия.

Для создания внутренних штрих-кодов служат специализированные принтеры штрих-кодов. Принтеры штрих-кодов предназначены для маркировки товаров штриховыми кодами с минимальными затратами труда на складах оптовых и розничных торговых предприятий (супермаркетов, магазинов самообслуживания, универмагов, универсамов, аптек, специализированных магазинов). Они обеспечивают:
- автоматическое формирование штрихового кода по стандартных международных типоразмеров для этикеток на товары, упаковки, полки, тару и т. д.;
-автоматическую печать установленного количества заданных этикеток;
-ввод исходных данных с клавиатуры устройства или автоматически по линиям связи с компьютера;
-контроль формирования и печати машино - и визуально - читаемой информации с выдачей сообщений об ошибках;
-корректировку ошибочной информации;
-оформление и обрезку этикеток необходимых размеров.

3.Программное обеспечение

"1С:Управление торговлей 8" — это современный инструмент повышения эффективности бизнеса торгового предприятия.

Прикладное решение позволяет в комплексе автоматизировать задачи оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций, обеспечивая тем самым эффективное управление современным торговым предприятием.

Прикладное решение автоматизирует следующие направления хозяйственной деятельности:

* управление отношениями с клиентами;
* управление продажами (включая оптовую, розничную и комиссионную торговлю);
* управление закупками;
* анализ цен и управление ценовой политикой;
* управление складскими запасами;
* управление денежными средствами;
* учет коммерческих затрат;
* учет НДС;
* мониторинг и анализ эффективности торговой деятельности.

Подробное описание

Прикладное решение обеспечивает автоматическое формирование инвентаризационной описи товаров и других документов.

Прикладное решение поддерживает различные порядки проведения инвентаризации. Так, для ускорения работы можно до проведения инвентаризации автоматически заполнить документ "Инвентаризация товаров на складе" сведениями об остатках товаров на складе по данным информационной базы, а затем распечатать на бумаге типовую форму ИНВ-19 "Сличительная ведомость". После этого инвентаризационной комиссии останется провести осмотр имущества и вручную внести в сличительную ведомость данные о фактическом наличии товаров. После завершения работы инвентаризационной комиссии полученные данные о фактическом наличии запасов вносятся в информационную базу путем исправления или повторного заполнения документа "Инвентаризация товаров на складе".

При выявлении излишков товаров можно автоматически сформировать документ для их оприходования, при выявлении недостачи - документ списания.